ระบบสำรองข้อมูลอีเมลสำหรับภายในองค์กรสาเหตุที่ต้องสำรองข้อมูลอีเมล มีอยู่ 2 ข้อนะครับ
ข้อที่ 1 เป็นข้อกำหนดทางกฏหมาย ในบางประเทศมีการกำหนดกฏหมายออกมาให้บริษัทต้องจัดเก็บเพื่อบันทึก และรักษาข้อมูล เกี่ยวกับธุรกรรมทางธุรกิจเพื่อให้สามารถเข้าถึงได้ตลอดเวลา หากจำเป็นสำหรับการตรวจสอบ และเหมาะสมอย่างยิ่งกับลูกค้าที่ต้องการเข้าตลาดหลักทรัพย์ (ก.ล.ต.) จะต้องเก็บเมลย้อนหลัง 2-3 ปี เผื่อกรณีฟ้องร้องหรือเรียกร้องค่าเสียหาย
ข้อที่ 2 ข้อมูลอีเมลที่สำคัญเสียหายหรือสูญหาย เช่น ผู้ใช้งานลบอีเมลสำคัญโดยไม่ได้ตั้งใจ หรือข้อมูลดังกล่าวนั้นเกี่ยวข้องกับการพิจารณาคดี และใช้ดำเนินการทางกฏหมาย
โดยปกติแล้วการ Backup ของระบบเมลล์ทั่วไปการสำรองอีเมลจะต้องตั้งเวลาในการสำรองข้อมูล ทุกๆ 5 นาที โดยประมาณครับถ้ามีผู้ใช้งานส่งอีเมลและลบอีเมลในระหว่างนั้นข้อมูลอีเมลนั้นจะไม่สามารถสำรองข้อมูลได้ หากผู้ใช้งานทำการลบเมลล์ก่อนถึงเวลาในการสำรองข้อมูลนั้น ๆ จะทำให้ข้อมูลเมลล์ฉบับนั้นไม่ได้ถูกนำไปเก็บซึ่งอาจจะทำให้เกิดปัญหาและไม่พบเมื่อมีความต้องการนำเอาข้อมูลนั้น ๆ มาใช้งานในภายหลังได้ การสำรองข้อมูลด้วยวิธีการสำรอง แบบธรรมดาจึงไม่ตอบโจทย์ในกรณีนี้ครับ และยังสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายอย่างมากในการสำรองข้อมูลแบบนี้
ซึ่งระบบสำรองอีเมลภายในองค์กรที่ผมจะนำเสนอนั้นก็คือ Mail Auditing Log System เป็นระบบที่ใช้งานคู่กับ HCL Notes
ซึ่งเป็นเมลแบบ Server ตั้งอยู่ที่ บริษัทของคุณเอง หรือที่เรียกว่า(On-Premise)นั่นเอง ซึ่งหลักการทำงานของระบบสำรองข้อมูลอีเมลนั้นเมื่อมีการรับหรือส่งอีเมลจะมีการสำรองข้อมูลไปยัง Server ที่กำหนดแบบทันที หรือที่เรียกว่า Real -Time โดยไม่ต้องกังวลว่าจะตกหล่น ทั้งเมลเข้าและเมลออก
และยังมีเครื่องมือสำหรับแสดงรายงานจำนวนอีเมลที่ใช้ในแต่ละวัน จำนวนอีเมลทั้งหมด รวมไปถึงขนาดพื้นที่เมลในแต่ละวัน และพื้นที่เมลทั้งหมด อีกด้วย
** หากมีความสนใจ สามารถสอบถามได้ที่ 02-938-5739, 09-7247-4151 **
